Jak zorganizować zebranie

Pierwsze moje próby organizowania zebrań można by podsumować jednym słowem- masakra…

Jednak w moim poprzednim zawodzie tego typu spotkania bywały potrzebne, a wręcz konieczne.

Pilnie szukałem pomocy u starszych kolegów i w specjalistycznych książkach. Udało mi się dostrzec kilka zasad oraz błędów, których nie chcę więcej popełniać.

Dzisiaj chcę się nimi podzielić z Tobą.

Cel

Należy dokładnie wiedzieć po co się spotykamy i co chcemy osiągnąć. A następnie to zakomunikować.

Teraz już dobrze wiem, że cel „musimy się spotkać i obgadać ten problem” nie przyniesie żadnych pozytywnych rezultatów. Wszyscy, łącznie z Tobą, będą mieli poczucie zmarnowanego czasu. Spadnie motywacja do spotkania się po raz kolejny.

Dlatego koniecznie trzeba sformułować cel w sposób jasny i przejrzysty, a po spotkaniu sprawdzić, czy udało się go osiągnąć.

Aż mnie coś ściska kiedy pomyśle ile razy brałem udział w kolegiach, czy zebraniach, które nie miały żadnego celu, ani planu. Trwały nieraz 2-3 godziny, a organizowane były raz w tygodniu.

Zauważyłem, że dla wielu ratunkiem okazywał się „ważny” telefon, który należało odebrać na korytarzu, by nie zakłócić tak „fascynującego” spotkania.

Motywacja

Wiem, że ja sam muszę być zmotywowany, by ten cel osiągnąć. Innymi słowy musi mi się chcieć. Inaczej nikogo nie przekonam, że warto zająć się daną sprawą.

Muszę wiedzieć co jest dla mnie ważne, co sprawia mi radość, dlaczego robota idzie mi czasami dobrze, a czasami nie.

Następnie należy rozpoznać, co motywuje uczestników zebrania po to, by skutecznie się z nimi komunikować. Co dla nich jest ważne, co im sprawia radość, czego potrzebują, by chętnie współpracować.

Można spróbować dowiedzieć się tego od przełożonych, a najlepiej od nich samych.

Atmosfera

Należy o nią zadbać i strać się ocieplać. Tylko w atmosferze wzajemnej akceptacji można poprowadzić udane zebranie.

Ponadto, jako prowadzący, wzbudzamy większe zaufanie, kiedy jesteśmy empatyczni, dostrzegamy człowieka i jego potrzeby. Choćby wyrażając zainteresowanie samopoczuciem innych.

Dla mnie to był problem prawie nie do przejścia. Zdarzało się, że ktoś spóźniał się lub w ogóle nie przychodził na zorganizowane przeze mnie zebranie. Poziom mojej złości i niechęci do tej osoby sprawiał, że już od początku byłem uprzedzony. A o przyjaznym nastawieniu, czy empatii nie mogło być mowy.

Po jakimś czasie zamiast reagować wściekłością, nauczyłem się wykorzystywać ten czas ,kiedy wszyscy się schodzili, na ocieplanie atmosfery. Np. przez luźne pogawędki niezwiązane z tematem zebrania. Osoby spóźnione interesowały się, o czym rozmawiamy. Warto więc było przyjść wcześniej ;).

Opłaca się przyjąć założenie, że każde zachowanie wynika z pozytywnych dla tej osoby zamiarów.

Żadne zachowanie nie jest złe, tylko nie pasuje do moich zasad. Albo nie przybliża nas do wyznaczonego celu. Dlatego…

Zasady

…warto ustalić zasady. Nie narzucać swoich, ale robić to wspólnie.

Początkowo było dla mnie sporym zaskoczeniem, że z ludźmi w średnim wieku muszę ustalać zasady o wzajemnym słuchaniu, nieprzekrzykiwaniu się, nieprzerywaniu, czy ostentacyjnym odbieraniu telefonu podczas dyskusji. Jak się okazało, nie jest to takie oczywiste.

W moim przypadku, powoływanie się na zasady okazało się skuteczne przy zwracaniu na coś uwagi.

Np. „Słuchajcie, ustalmy taką zasadę, że przychodzimy na czas. Osoby punktualne spieszą się, a potem czekają. Możemy to sobie obiecać?”

Wtedy ktoś zgłaszał potrzebę przesunięcia spotkania np. o 15 min. Jeżeli pozostali się zgadzali, zmienialiśmy godzinę.

Elastyczność

Już teraz wiem, że nie będzie w 100% tak, jak zaplanowałem. Warto trzymać się planu, ale reagować na przebieg odpowiednio do potrzeb.

Gotowość na zarzuty

Sposób podpatrzony u starszych kolegów. Aby przekonać zebranych do swojego pomysłu należy:

1. Wypisać wszystkie możliwe zarzuty, potencjalne kontrargumenty, powody, dla których pomysł może zostać odrzucony.

Przygotować się na ich odparcie. Albo wręcz samemu je wygłosić: „Ktoś mógłby powiedzieć, że to się nie uda, bo… Ale…”.

2. Zebrać wszystkie swoje argumenty przemawiające za pomysłem.

3. Sformułować te argumenty w przekonujący sposób.

Radzenie sobie ze sprzeciwem

To dobrze, że są głosy sceptyczne. Jednak jeśli nie chcemy stracić zaufania, musimy nauczyć się na nie odpowiadać.

Należy w spokoju wysłuchać ich do końca, swoją postawą nie wyrażać niechęci. Warto spróbować zrozumieć, co druga strona chce przez to osiągnąć. Odpowiedź lepiej jest przemyśleć i dopiero odpowiedzieć, a nie reagować pod wypływem impulsu.

Można zadać dodatkowe pytanie, żeby zyskać na czasie. Odpowiedzieć warto krótko i treściwie. Inaczej nam przerwą.

Wnioski

Dla nas zebranie trwa nieco dłużej niż dla innych, ponieważ musimy jeszcze przemyśleć co poszło dobrze, a co nie tak. W ten sposób najszybciej się uczymy, a kolejne spotkania będą coraz bardziej udane.

(W trudnych momentach pomagała mi książka „Prowadzenie zebrań i prezentacji autorstwa K. Hoffmanna, wyd. BC edukacja)

Polecam Ci także artykuł,  w którym opisuję jak zostać mistrzem rozmów przez telefon. Miłek lektury!

Ciekaw jestem Twoich doświadczeń związanych z zebraniami. Jakie błędy dostrzegasz u siebie i swoich przełożonych? Napisz o tym.