Zostań mistrzem rozmów przez telefon. Sekretny sposób

Znam wielu ludzi, których załatwianie spraw przez telefon poważnie stresuje. Czy to w jakimś stopniu dotyczy także Ciebie?

Pozwól, że podzielę się z Tobą schematem, który wypracowywałem przez lata i który działa :).

Znam ten problem bardzo dobrze. Jeszcze kilka lat temu, przed wykonaniem telefonu do obcej osoby, powtarzałem swoją wypowiedź kilka razy, aż znałem ją na pamięć.

I nie dlatego, że jestem perfekcjonistą. Bałem się, że palnę jakąś gafę, albo nie zostanę dobrze zrozumiany.

Dłuższy czas pracowałem jako wydawca. Bywało, że miałem do wykonania kilkadziesiąt telefonów dziennie. Musiałem być skuteczny. Często od jednej próby zależały losy audycji.

W ciągu minuty, dwóch musiałem nie tylko przedstawić skomplikowaną strukturę audycji, ale także namówić do udziału wiecznie zajętych artystów, profesorów, polityków.

Ale do rzeczy. Oto schemat, który w moim przypadku się sprawdza.

Dzień dobry, nazywam się Krzysztof Jakubowski z X (nazwa firmy, instytucji) i dzwonię z krótkim pytaniem, prośbą (PAUZA).

• Mów uprzejmie, nie za szybko, ale

• Jeżeli nie reprezentujesz żadnej firmy, ani instytucji albo jej nazwa nikomu nic nie mówi, daj wyraźne usprawiedliwienie swojego telefonu. Np. dzwonisz z polecenia, nawiązujesz do ostatniego spotkania. Jeśli nic takiego nie masz, ogranicz się do imienia i nazwiska, a powód wyjaśnisz za chwilę.

• Dzwonisz z krótkim pytaniem, prośbą. Pamiętaj, że Twój rozmówca nie ma teraz czasu. W końcu rozmowa nie była planowana. Na pewno jedzie samochodem, jest na spotkaniu lub nie robi zupełnie nic (być może właśnie tego teraz potrzebuje).

• Dzwonisz z pytaniem/prośbą. Po co taka zbitka pytanie, prośba? Po prostu ją lubię, jest intrygująca. Rozmówca pomyśli sobie w ten sposób: lubię pomagać, na pytanie przecież mogę odpowiedzieć, a w dodatku ma być krótkie.

• Pauza: dajesz moment na dzień dobry, słucham albo tak drugiej strony. Kończy się Twój monolog, a zaczyna rozmowa. To bardzo ważne dla dalszego przebiegu.

W przyszły czwartek nagrywamy audycję na temat X. Swoją obecność potwierdził X i Y, a poprowadzi Z.
Czy zechciałby Pan wziąć udział? Prowadzącym jak i całej naszej redakcji bardzo na tym zależy.

• To tylko mój przykład. U Ciebie może to być zaproszenie do udziału w projekcie, współpracy, na spotkanie lub konferencję. Model jest elastyczny. Poradzisz sobie na pewno.

• Nie wchodź w szczegóły. To przytłoczy rozmówcę, a i tak ich nie zapamięta. Pozwól, że sam o nie dopyta.

• Podkreśl, że jego obecność jest wręcz niezbędna, bez niego wydarzenie nie ma sensu.

Teraz daj rozmówcy czas na pytania i rozwianie wszelkich wątpliwości.

Jeśli zapraszasz na spotkanie o konkretnej porze, a Twój rozmówca kategorycznie odmawia, nie ma na to rady.

Możesz delikatnie dopytać, czy jest to absolutnie nie możliwe lub, czy mógłby wysłać kogoś w zastępstwie. Uprzejmie podziękuj i wyraź nadzieję, że uda się następnym razem.

Nie odbiera

Jeśli Twój rozmówca nie odbiera telefonu, wcale nie jesteś na straconej pozycji. Zadzwoń jeszcze dwa razy o różnych porach. Bez rezultatu? Czas na Twoją potężną broń.

Wyślij uprzejmą i bardzo zwięzłą wiadomość tekstową. Przemyśl jej treść kilka razy i usuń zbędne szczegóły.

Dzień dobry, Krzysztof Jakubowski z … Chciałbym Pana zaprosić na konferencję o… (dwa słowa). Bardzo proszę o kontakt.

Twój rozmówca zajrzy do kalendarza, przemyśli propozycję, ułoży pytania. Kiedy oddzwoni (mało prawdopodobne) lub Ty podejmiesz kolejną próbę, będzie oswojony z tematem.

Pozostanie omówić szczegóły lub… spotkać się z odmową. Rób wszystko, co w Twojej mocy, ale zawsze bądź gotów na taką ewentualność.

Polecam Ci też artykuł o tym, jak być doskonałym rozmówcą.

A także kilka wskazówek, czego wystrzegać się w rozmowie z innymi.

Powiedz czy Ciebie stresują takie telefony? Masz swoje sprawdzone sposoby? Czekam na Twój komentarz.